25 лет aic: как подготовить масштабную конференцию силой планирования и одной маленькой команды

3 ноября — знаковый день для aic: нашей компании исполнилось 25 лет! Красивая дата, которую мы решили отметить с размахом и добавить стиля: не просто организовать вечеринку, а устроить большой ивент с морем активностей, полезной информации и крутыми спикерами.

В этой статье мы расскажем, как мы организовали масштабное мероприятие на 200 гостей, а еще поделимся советами и чек-листами для тех, кто захочет последовать нашему примеру. 

Кстати, ивент от А до Я был разработан силами семерых сотрудников отдела маркетинга, работающих из разных уголков мира. Что? Да! Повторяйте аккуратно: все трюки выполнены профессионалами.

Почему мы решили сделать это сами?

Замахнувшись на проект под кодовым названием #aic25 (которое позже стало официальным хэштегом ивента), мы немедленно начали активную подготовку. От первого брейншторма с командой до открытия дверей гостям прошло ровно полгода.

Изначально мы думали о том, чтобы позвать на помощь профессиональное ивент-агентство. Но благодаря кадровым изменениям, кризисному таймлайну и ситуации на рынке мы приняли вызов и решили справиться с подготовкой самостоятельно. Мы не ошиблись: именно «благодаря», потому что опыт, который мы получили, оказался колоссально полезным для нас.

Перефразируя классику, у нас было семь человек, тысяча идей, один дедлайн, совершенно не заоблачный бюджет и энтузиазм. Вагон кипучего энтузиазма — вот что помогло нам взяться за это дерзкое предприятие и не прогадать.

Организация такого рода мероприятий самостоятельно, без привлечения агентств и помощников, имеет много бонусов. Выделим несколько причин, почему это оказалось выгодной затеей для нас:

• Экономия бюджета: разумеется, делать ивент своими силами гораздо дешевле, чем привлекать сторонних специалистов. В наших руках был каждый рубль, который мы могли в любой момент направить в нужное нам русло. Само собой, исключены и дополнительные расходы на услуги агентства. От первого пункта практически неотделим и второй:
• гибкость в принятии решений. Без посредников у нас была полная свобода в организации: мы могли придумать идею и отмести ее за день до конференции, изменить условия в любой момент, перераспределить бюджет или добавлять активности без всякого согласования с подрядчиками. А значит, и без траты времени, юридической волокиты и финансовых потерь.
• Торжество стиля: да-да, это про спорный, но жизненный постулат «хочешь сделать что-то хорошо — сделай это сам». Кто, как не мы сами понимали ценности своей компании, и это помогло воплотить брендинг на 100%. Над визуалом конференции работал наш маркетинговый арт-директор и дизайнер: два человека, которые знают рецепт стиля aic на молекулярном уровне. Мы понимаем, что ни один подрядчик не справился бы лучше. Текстовый контент был в юрисдикции контент-директора и копирайтера — это позволило сохранить привычный tone of voice aic в каждой букве: от рассылок до текстов на кнопках в лендинге.
• Экономия времени: дата важная, ивент масштабный, а мы — дотошные. На первых этапах обсуждений конференции мы прикинули, какой объем мельчайших деталей придется объяснять подрядчикам, сколько всего нужно документировать, оформлять в договоры и отслеживать во всех итерациях. Делегирование немного разгрузило бы нас в перспективе, но заняло бы неимоверное количество времени здесь и сейчас. И мы не прогадали: самостоятельность дала нам возможность спокойно готовить ивент полгода, параллельно занимаясь привычными маркетинговыми активностями и другими задачами.
• Повышение экспертности и тимворк: организация масштабного мероприятия — это возможность улучшить свои профессиональные навыки, бок о бок поработать с каждым сотрудником своей команды и вместе покорить новую вершину. Каждый из нас прокачал эмпатию и экспертность: мы говорили и слушали, поддерживали и учились друг у друга. Принятие вызова такого уровня не могло не превратиться в тимбилдинг года. 

 

С какими трудностями мы столкнулись при подготовке

Мы прекрасно понимали, что организация #aic25 — челлендж для каждого сотрудника отдела. Мы не боялись препятствий, но это не значит, что мы с ними не сталкивались. Итак, что же в подготовке к празднику оказалось самым сложным?

• Выбор стиля и концепции мероприятия: определение стиля потребовало творческого подхода и колоссальных знаний в области дизайна. В нашем случае сложность заключалась в том, что визуал #aic25 должен был одновременно сохранить нишевость, отражающую наши ценности, душу компании и ее опыт, и быть массовым и понятным для гостей. Максим, наш арт-директор, взял на себя ответственность за эту задачу. Подготовка концептов и внедрение этого стиля в каждую единицу визуальной коммуникации потребовала около четырех месяцев, но оно того стоило!

• Поиск подходящей площадки: непростой задачей оказался и выбор площадки для конференции. Все они различались по стоимости и характеристикам, и остановиться на чем-то конкретном было сложно. К счастью, проджект-менеджер Ника организовывала мероприятие не впервые. Она составила список требований, и с ним объездила всю Москву, пока не нашла идеальный вариант: недорогой, вместительный, стильный лофт в центре Москвы, который и принял наших гостей 3 ноября.

• Координация и управление процессами: организация ивентов включает в себя множество параллельных процессов: анонсы, дизайн, приглашения, рекламу, логистику и многое другое. Управление всеми этими аспектами ощущается как жонглирование фаерболами — то есть требует высокой степени организации, координации и несет определенные риски в случае неудачи. Если вы делаете конференцию впервые, упорядочить эти процессы может быть очень трудно. 

На что еще стоит обратить внимание, если вы организуете конференцию своими силами

Скажем честно: когда мы планировали #aic25, мы прописали не только аспекты, в которых собираемся показать высший класс, но и моменты, в которых можем оступиться из-за ограниченных ресурсов. К счастью, этого не произошло, но мы поделимся с вами местами, в которых всегда стоить «подстелить соломку»:

• маркетинг и привлечение участников. Гости — ключевой аспект успешной конференции. Самые классные спикеры, самые красивые пресс-воллы и самое вкусное шампанское в кейтеринг-зоне бесполезны, если на ивент никто не пришел. Уделите время и силы разработке эффективной маркетинговой стратегии, созданию привлекательного контента, продвижению мероприятия в социальных сетях и телеграм-каналах.
• Техническая сторона конференции требует небывалой заботы и внимания. Она включает в себя обеспечение стабильной работы звука, видео и оборудования, настройку интернета, а также обеспечение техподдержки в случае возникновения проблем. Без технического специалиста могут возникнуть неприятные сюрпризы: сбои и неполадки, которые могут повлиять на все мероприятие и впечатления гостей от него.
• Бюджетирование: управление бюджетом требует понимания всех затрат — от аренды помещения до оплаты мерча или такси для спикеров. Ошибки в бюджетировании могут привести к финансовым трудностям и серьезно повлиять на качество ивента.
• Профессиональные связи: организация мероприятий часто требует теплых контактов с подрядчиками, спикерами и поставщиками услуг. Здесь поможет сильный PR-менеджер. Например, наш Коля пришел в команду всего за пару недель до события, но успел найти партнеров, которые предоставили нам бесплатные напитки, а благодаря инфлюенсерам, с которыми он нашел контакт, на #aic25 пришло больше гостей.

Как мы это делали: подготовка, чек-лист и набитые шишки

Команда маркетинга состоит из семи человек: руководителя, арт-директора с дизайнером, контент-директора с копирайтером, проджект-менеджера, PR-менеджера. В офисе работает только Ника, наш проджект — она была нашими руками, глазами и ушами во всех оффлайн-активностях вроде поисков площадки.Вся наша команда работает удаленно из разных уголков Земли. К примеру, Настя, руководитель отдела маркетинга, живет в Латвии — и ей все равно удалось блестяще организовать мероприятие. Ее главный совет — планируйте. Вооружайтесь таск-трекерами и календарями, ставьте себе напоминания, организуйте синки с командой и записывайте мельчайшие задачи и идеи. Нашими инструментами в борьбе с хаосом были Clickup, Notion и сервисы Google с понятными таблицами, чек-листами и встречами.Мы разработали общий календарный план — в нем тезисно обозначили, какая задача к какой дате должна быть решена. Отдельные планы были и у сотрудников: например, Таня, наш контент-директор, уже в мае расписала подробный план анонсов, конкурсов и рассылок до самого ноября. Этот план помог нам методично подогревать интерес к конференции, привлекать гостей и завоевывать хорошие охваты. Благодаря планированию мы успели разработать дизайн мерча и заказать его, подготовить мастер-классы, пригласить крутых спикеров, экспертов для творческих мастер-классов и сделать вовремя уйму маленьких и важных дел.

Чек-лист подготовки конференции своими силами

Делимся нашим самым первым чек-листом, который мы составили еще весной, когда только запланировали #aic25. За полгода этот небольшой список пустил корни, протянул ветви и оброс гнездами — в общем, стал крепкой надежной базой нашего ивента. 

Забирайте его себе, если планируете организовывать мероприятие, и смело наращивайте на него свои идеи и задумки.

1. Определяем цель и тему конференции

• Четко сформулировать цели мероприятия.
• Определить основную тему и направление конференции.

2. Бюджетирование

• Оценить все предполагаемые расходы, включая аренду помещения, техническое оборудование, материалы, угощения, маркетинг и др.
• Составить бюджет.

3. Выбор места проведения

• Подобрать пространство, соответствующее количеству гостей и нашим требованиям.
• Проверить, есть ли на площадке необходимое оборудование для презентаций, аудитории для мастер-классов и т.д.

4. Регистрация гостей.

• Создать онлайн-платформу для регистрации участников.
• Подключить платежную систему.
• Разработать дизайн билетов.

5. Составление программы

• Составить примерный список выступлений, мастер-классов, дискуссий.
• Найти спикеров, ведущих для мастер-классов.

6. Маркетинг и продвижение

• Разработать контент-стратегию для освещения конференции.

• Сделать лендинг с описанием мероприятия.

7. Партнерство

• Поискать партнеров/потенциальных спонсоров

8. Еда и развлечения

• Найти подходящий кейтеринг, оформить заказ, когда будет понятно количество гостей.
• Придумать развлекательную программу.

9. Логистика

• Разработать план логистики для спикеров и гостей

10. Логистика

• Выбрать, что будем дарить участникам.
• Разработать дизайн мерча.
• Найти подрядчиков и оформить заказ.

11. Обратная связь

• Подготовить форму обратной связи для участников.

 

Капля дёгтя

Мы тщательно готовились к конференции и старались учесть все нюансы, но, как и в любом сложном проекте, мы столкнулись с некоторыми трудностями. 

К примеру, проблема с возвратом средств — когда потенциальный участник хотел вернуть деньги за билет, мы поняли, что у нас не предусмотрен функционал возврата. Это заставило нас активно искать решение в реальном времени.

Еще одно приключение — один из спикеров, как оказалось за пару дней до конференции, находился не в Москве, и мы в авральном режиме искали для него билеты и гостиницу.

Да, мы признаем, что не все аспекты были продуманы филигранно — что-то мы замечали сами, а о чем-то нам сообщали со стороны. Это стало для нас полезным уроком, хоть и затавило порядком перенервничать. Но теперь мы готовы встречать все следующие юбилеи aic во всеоружии!

Что в итоге

И мы согласны: вместе мы создали нечто поистине волшебное! Наша конференция, посвященная 25-летнему юбилею компании, стала настоящим праздником для нас и наших гостей. Мы получили огромное количество положительных отзывов, видели, как нас отмечали в сторис, читали слова благодарности от наших гостей, коллег и бывших сотрудников. Это было самой ценной наградой за наш труд.

Этот проект подчеркнул не только профессиональные скиллы, но и сплоченность нашей команды. Мы не просто провели конференцию — нам удалось создать атмосферу, поздравить свою компанию, тепло встретить гостей. Тандем визуала, текстов, организации каждой детали на площадке отразил дух и ценности aic, и это оценили гости.

Даже маленькая команда из семи человек способна сделать большой ивент — и мы надеемся, что мы вдохновили вас не бояться подобных вызовов. Благодарим всех, кто поддержал нас на этом пути, и гордимся тем, что смогли подарить нашей компании и ее гостям незабываемый праздник, в основе которого с самого начала лежала эмпатия, командная работа и четкое планирование.