Представьте, что на совещании длительностью 1 час присутствуют 10 человек, значит, оно стоит 10 человеко-часов. И если вместо решения проблем и составления планов команда заперта в конференц-зале или онлайн-комнате и ждет, пока «плещется вода», то эти 10 человеко-часов потрачены зря.
Совещания команд — необходимая часть рабочего процесса. Однако, согласно статистике, специалисты тратят на собрания 21% своего рабочего времени. Но еще хуже то, что почти четверть времени собрания — неэффективна и пуста, как говорят опрошенные.
Поэтому у руководителей возникает вопрос: как провести эффективное собрание? Говоря эффективное, мы имеем в виду не обязательную повинность, а источник информации, которую сложно получить собственными силами.
Рассказываем, как мы в коммуникационном агентстве ICU организовываем собрания.
11 лайфхаков эффективного собрания
На основе опыта мы вывели 11 работающих приемов, делающих собрания в агентстве ICU «полными»:
1. Модератор. Назначьте модератора, обычно это руководитель, который будет контролировать тайминг и направлять собрание, так оно не превратится в «базар».
2. Регулярность. Проведение совещания 1-2 раза в неделю в зафиксированное время создает системность и дисциплинирует.
3. Удобное для всех время. Желательно не занимать рабочие часы и проводить собрание в начале рабочего дня в понедельник или в пятницу к концу дня.
4. Онлайн-формат. Помимо того, что это быстро и удобно, это еще и существенно повышает явку. Такой формат незаменим, если есть сотрудники на удаленке.
5. Повестка. Заранее сформированная повестка с таймингом существенно сокращает время собрания: вопрос №1 — 5 минут, вопрос №2 — 10 минут, и всем понятно, чего ждать.
6. Ознакомительные материалы. Отправляйте все необходимые материалы за 1 день или минимум за пару часов до собрания всем участникам. Так вам не придется тратить 10 минут, объясняя суть, а сотрудники смогут подготовиться и сформировать свое мнение.
7. Никаких гаджетов. Простое правило, которое помогает не отвлекаться и провести полчаса-час максимально сконцентрировано.
8. Время для вопросов. Оставляйте время для возможных вопросов или дискуссий.
9. Факты, а не обвинения. При существовании проблемы акцентируйте внимание на ее решении, обсуждении фактов, а не разборках «кто виноват».
10. Похвала. Отмечайте победы, результаты выделившихся сотрудников. Это сильно вдохновляет и мотивирует команду.
11. Подводите итоги. Фиксация всех решений, дедлайнов и последовательностей помогает подвести итог собрания.
Виды собраний в ICU
Мы разработали для себя рабочую схему из 3 видов собраний:
- Общее базовое собрание
Проводится в 10.00 в понедельник, длится 30 минут, присутствуют все штатные сотрудники компании
- Собрание руководителей
Планируется на пятницу в 17.00, длится 1 час, присутствуют 4 руководителя по направлениям стратегия, смм, брендинг- дизайн, продажи.
- «Летучки», мини-собрания внутри отделов
Проводятся ежедневно, занимают 5 минут, организовываются в форме созвонов, отчетных чатов в Telegram с участниками проекта.
Что дает каждое из этих собраний участникам? Рассмотрим дальше.
Фундамент недели
- Руководитель рассказывает, что сам сделал за предыдущую неделю
- Сотрудники докладывают свои результаты
- Разбираются вопросы, вынесенные в повестку
- Обсуждаются проблемы, принимаются решения касательно них
- Ставятся планы на неделю и личные KPI для сотрудников
- Рассматриваются общие вопросы вроде корпоративов и выходных
Стоит заметить, собрание очень концентрированно благодаря еще одному лайфхаку: каждый сотрудник имеет план своего рассказа / доклада в виде тезисов и знает выделенное ему время, а также блокнот для записи решений и собственных задач.
Собрание руководителей «Статус»
- Отмечается положение по проектам
- Обсуждаются важные изменения в работе или политике компании
- Обмен мнениями по аспектам, которые не требуют участия всех сотрудников
Особенность собрания в том, что заранее высылаются все отчетные и ознакомительные материалы и обсуждается небольшой спектр вопросов в порядке приоритетности, начиная с самого сложного вопроса и требующего больше времени.
Мини-собрания для мини-решений
- обсуждение ежедневных задач
- планы на день
- отчетность, результаты дня
Обычно проводится в чатах в форме голосовых или письменных сообщений и сильно экономит время.
Почему наши сотрудники не пропускают собрания?
30 минут из 40-часовой рабочей недели для сотрудников и 1 час для руководителей занимают совещания в ICU. Очень недолго, но это дает результаты.
Для руководителя:
- контакт с командой: увидеть насколько конкретный человек увлечен, отметить его состояние
- сплочение: начать собрание со small talk, обсудить выходные или просмотренный фильм, поделиться эмоциями. Это дает чувство общности и снимает градус формальности
- мотивация команды: похвала за хорошие результаты вдохновляет всех сотрудников.
Для сотрудников это тренировка:
- умения структурировать, ведь собрания предполагают обязательную подготовку
- навыка укладываться в срок, тайминга, пунктуальности
- выделения важного
- умение задавать вопросы максимально четко, уточнять решения
- дисциплины: собрания проводятся в зафиксированное время и дни
- уважение: не использовать телефоны, не отвлекаться
- брейншторма: попросить помощи, обменяться идеями
Собрания помогают всем быть в курсе происходящего, видеть прозрачность политики компании, придерживаться стратегии и чувствовать свою важность.
Вильфредо Парето однажды заметил, что 80% земли в Италии принадлежит 20% населения, он изучил эту закономерность применительно к другим сферам и вывел принцип: 80% результата зависят от 20% усилий. В ICU собрания относятся как раз к этим 20% работы, приносящим 80% результата.
