Функционирование креативных агентств является большой тайной для людей, не вовлеченных в индустрию брендинга, рекламы и коммуникаций. Поскольку рынок отрасли, несмотря на внешние кризисы и препятствия, переживает беспрецедентный рост в объеме продаж, интереса и популярности, необходимо детализировать внутреннюю структуру деятельности компаний. В этой статье хотелось бы подробно разобрать, как именно функционирует агентство и как взаимодействуют между собой структурные элементы, из которых и состоит команда, которая достигает поставленных целей.
Стоит понимать, что брендинговое агентство - это не такое огромное агентство и не огромная корпорация. Здесь нет никаких федеральный законов и других нормативно - правовых актов, которые могли бы регламентировать взаимоотношения креативного или коммуникационного агентства отдельно. Здесь и локальные акты компании могут быть упрощены до самых примитивных. Вся работа выстраивается по системе постановки задач задача: нет задачи - нет работы. Ключевая основа правил - если задача записана, если задача поставлена кому-то, если она структуризированная, декомпозирована на подзадачи, то вероятность, что такое задачу выполнит возрастает.
Коммуникация между отделами должна строиться комплексно - на основании постановки задач и контроля выполнения данных задач. Для этого существует целое множество разных платформ, которые позволяют руководителям отслеживать ход работы, период и детали технического задания. Оно должно быть конкретным и нацеленным на определенного исполнителя, который будет потом ответственен за получившийся результат. Так как именно, постановка задач является основным ресурсом для выполнения поставленных перед агентством целей со стороны клиента, то отслеживание деятельности исполнителя ведет к успешной работе всего агентства.
Какие существуют системы для бизнеса, которые помогают креативных агентствам функционировать?
- Битрикс 24 - один из самых многофункциональных и популярных сервисов для бизнеса. Битрикс24 представляет собой комплекс полезных средств, способствующих эффективной работе бизнеса: CRM, видеозвонки, онлайн-документы, управление задачами и проектами, контакт-центр, инструменты для создания сайтов и интернет-магазинов.
- ПланФикс представляет собой многофункциональную систему, способную управлять деятельностью всех подразделений компании. В своей базовой версии он предназначен для координации проектов и задач, ведения базы клиентов, обработки их обращений из мессенджеров и социальных сетей, автоматического создания документов и отчетов. Более того, система обладает гибкими настройками, которые позволяют использовать ее для управления различными бизнес-процессами.
- Мегаплан - система управления бизнесом, ориентированная на работу как крупных, так и малых предприятий. Основной упор делается не на размер компании, а на необходимость эффективного управления её деятельностью. Уникальность Мегаплана заключается в том, что он объединяет в себе CRM-систему и инструменты управления проектами. Автоматизация процессов в Мегаплане позволяет организовать работу бизнеса так, чтобы настроенные бизнес-процессы направляли исполнителей по этапам - каждый знает, когда и что делать. Это предотвращает ошибки у начинающих и освобождает более опытных сотрудников от необходимости держать все детали в голове.
- Yougile является не просто системой управления проектами, но и платформой для коммуникации в команде. Основное преимущество заключается в наличии чата в каждой задаче на привычных agile-досках. Эта система объединяет возможности таск-трекера и корпоративного мессенджера, предоставляя командам эффективный инструмент для управления проектами и эффективного взаимодействия.
- Аспро.Cloud представляет собой облачную платформу для совместного управления проектами, постановки задач, контроля продаж и финансов. Эта платформа включена в реестр отечественного программного обеспечения. При помощи Aspro.Cloud компании автоматизируют свои бизнес-процессы, уменьшают количество рутинных задач и улучшают координацию работы всех отделов. Платформа предназначена для оптимизации работы в малых компаниях, небольших строительных компаниях, рекламных и цифровых агентствах, юридических фирмах, дизайн-студиях, агентствах недвижимости, производственных компаниях и организациях, работающих в рамках проектного подхода.
- Эти и многие другие системы помогают держать команду “в тонусе”: не потеряться в бизнес-сделках, а также в собственных задачах, которые некоторые сотрудники не могут рационально распределить по приоритетности.
Если вовремя поставить задачу сначала коммерческому отделу, то запуститься бюрократический процесс, который продолжится в отделе производства вместе с чередой встреч с клиентом. Бюрократический процесс включает в себя оформление всех документов: заключение договора, выставление счета, заполнение брифа, предварительное заполнение отчета. Порой именно этот этап может оказаться затянутым, поскольку условия сотрудничества чаще всего подлежат изменением, пока обе сторону не придут к консесусу. Это ответственная задача сотрудников коммерческого отдела и руководителей проекта. Только по итогу переговоров, - иногда слишком длительных, - начинается креативная работа над самим дизайном проекта.
Стоит понимать, что функции коммерческого отдела и отдела производство не заканчиваются ранее описанным, так как сотрудники вовлечены в процесс на протяжение всего периода подготовки проекта. Контакт с клиентом не ограничивается первой и последней встречей: сотрудники агентства взаимодействуют с заказчиком каждый раз, когда возникает на то необходимость со стороны офиса, а иногда еще чаще, когда клиент проявляет особый интерес к процессу. Как правило, такое выливается в плодотворное успешное сотрудничество, а затем переходит в долгосрочные отношения с компаниями, когда они обращаются к вам снова и снова.
После сдачи полноценного проекта клиенту, мы должны подготовить кейс. А это значит, что мы должны будем опять поставить задачу дизайнерам, которые подготовят изображения для сайта и социальных сетей , и отделу лидогенерации (PR), которые уже будут использовать этот кейс в работе на различных платформах и ресурсах.
Хотелось бы отметить в очередной раз, несмотря на кажущуюся обособленность зоны деятельности каждого отдела, работа в агентствах - это работа единого механизма. Экологичная внутренняя обстановка, а также вовлеченность генерального директора на каждом этапе производства проекта ведет к непоправимому - исключительному успеху деятельности компании. Добиваясь именно такого результата, к которому приводит слаженная работа сотрудников всех отделов, агентства, как правило, размещаются в светлых больших офисов с возможностью обустроить опенспейс. Отсутствие зонирования между рабочими местами дает определенные преимущества в виде комфортного общения и оперативного реагирования на различные новости. Однако, и такой формат обустройства офиса имеет свои нюансы.
Для снижения уровня стресса используются специальные зоны отдыха, которые вместе с переговорными комнатами, кабинетом руководителя, конференц-залом и другими специализированными помещениями разделяются полностью прозрачными или полупрозрачными конструкциями с дверьми и жалюзи. Небольшая кухня со столовой может быть отделена от остальной зоны отдыха либо интегрирована в нее. Важно учесть, что зоны максимального шума должны быть четко разграничены, чтобы не создавать помех другим зонам.
Мир креативных агентств - это увлекательный и динамичный мир, полный уникальных решений, творческих подходов и нестандартных идей. Надеемся, что данная серия статей помогла вам ближе понять внутреннюю механику работы креативных агентств и оценить их вклад в современные брендинговые и рекламные практики. Будьте в курсе новостей и тенденций этой захватывающей индустрии, и, возможно, вы сможете открыть для себя еще больше вдохновения и возможностей в мире креативных коммуникаций.
