Большой гайд по тайм-менеджменту для дизайнеров

Когда мы с командой нашего канала Грядка обсуждаем важные мягкие навыки дизайнеров, разговор каждый раз сводится к недостатку времени. В последний год для нас вопрос грамотного планирования тоже встал особенно остро. Мы подробно изучили принципы, методики и инструменты управления временем, которыми хочу поделиться в этой статье.

Принципы тайм-менеджмента

Начнём с азов: большинство методик управления временем строится, как фигурки LEGO, — на сочетании разных принципов между собой.

Какими они бывают:

• Приоритизация — определить, насколько задача срочная, сложная и важная.
• Планирование — разобраться, когда нужно закончить задачу и сколько времени на это уйдёт.
• Структурирование — понять, как отслеживать выполнение задачи и ей результаты.
• Делегирование — не совсем принцип, но тоже очень важное действие: не все задачи нужно делать самому, некоторые можно передать другим.

Методики тайм-менеджмента

Существует огромное количество уловок, которые помогут играючи управлять своим временем. Здесь мы выбрали самые интересные, на наш взгляд, и описали их плюсы и минусы.

Каждый день планируйте: 1 очень важное дело + 3 достаточно важных + 5 повседневных = идеальный день!

Канадский писатель Крис Бейли пошёл ещё дальше и предложил оставить только три самых важных дела — остальные подождут.

➕ Не требует много времени, даёт чёткое понимание приоритетов.

➖ Не подходит людям в режиме многозадачности.

Бизнес-тренер Дэвид Аллен советует собирать все задачи в одном месте — на компьютере или в блокноте. А затем распределять их по группам в зависимости от ответов на вопросы:

• Это срочно и актуально?
• Задачу можно закрыть быстро или нужно время?
• Придётся решать лично или можно делегировать?

На какие группы делить задачи:

Закрыть — все неактуальные задачи.

Отложить — несрочные или сложные дела, которые нужно сделать, но когда-нибудь.

Выполнить — таски, которые требуют времени, сразу выделите его в календаре. Если задача занимает менее 2 минут, выполните её сразу.

Делегировать — всё, что не нужно делать самостоятельно.

➕ Удобная визуализация дел, не придётся держать их в голове.

➖ Распределение требует времени, никакой многозадачности.

Блогер Лео Бабаута упростил метод Getting Things Done и предлагает десять привычек, которые помогут управлять временем:

• Собирать всю входящую информацию: задачи, идеи, вопросы.
• Сразу обрабатывать эти данные.
• Сортировать их по важности или тематике.
• Составлять простые и короткие списки дел.
• Планировать дела, помнить, что большие задачи требуют времени.
• Работать только над одним делом.
• Соблюдать режим дня.
• Регулярно сокращать список дел.
• Анализировать, какие задачи выполнены, а какие нет — и почему.
• Делать то, что нравится.

➕ Приучает сортировать все дела

➖ Нужно вести несколько списков, не подходит для многозадачности

Есть два типа задач:

• «Лягушки» — небольшие неприятные дела, которые мы вечно откладываем: уборка и важный звонок.
• «Слоны» — большие и серьёзные задачи, которые кажутся невыполнимыми.

За день нужно «съесть лягушку» — выполнить мелкое дело, а также «разрезать слона на бифштексы» — разделить сложную задачу на несколько простых.

➕ Просто, разбавляет рутину игровыми элементами.

➖ Требует постоянно актуализировать список задач.

Позволяет разбить свой день на интервалы: работа — перерыв — работа. В это время вы не отвлекаетесь на другие задачи и фокусируетесь только на одном деле. Поможет «метод помидора»: ставите таймер на 25 минут и сосредоточенно работаете, потом делаете пятиминутный перерыв.

➕ Помогает фокусироваться на одном деле.

➖ Не подходит для объёмных задач.

Автор одноимённой книги Марк Форстер рекомендует вести список дел с фиксированным количеством пунктов. В него невозможно добавить ещё одну новую задачу, только запланировать её на завтра. Логика такая: в списке будут оставаться по-настоящему важные дела. Всё, что постоянно переносится, — не так уж нужно.

➕ Позволяет сохранять фокус и делать только свою работу.

➖ Приоритизировать задачи бывает сложно.

Подойдёт тем, кому трудно вставать по утрам. Психолог Ник Уигнал советует записывать в конце рабочего дня задачи на завтра — так вы заранее поймёте свою нагрузку. Вместе с планом по вечерам можно готовить рабочую одежду или обед с собой.

➕ Распределять задачи без спешки комфортнее.

➖ Завтра всё может пойти не по плану.

Инструмент упорядочивания хаоса родом из программирования. Можно использовать сервисы для создания канбан-досок (Jira, Trello, Asana) или обычный лист бумаги.

• Рисуете на доске колонки, называете их по этапам: «Взять в работу», «В работе», «Готово», etc.
• Распределяете задачи по колонкам.
• Двигаете задачу по колонкам.

➕ Помогает следить за выполнением задач в команде.

➖ Не подходит для задач разного формата и долгосрочного планирования.

Чтобы найти тот самый способ, который решит проблему нехватки времени, экспериментируйте с разными методами. Вам предстоит собрать свой собственный рецепт по комплексному «лечению» проблемы.

Подборка книг по управлению временем

Эти книги помогут не только освоить новые техники, но поменять свой майндсет: научиться говорить «нет», приоритизировать задачи, а иногда вообще скипать их.

• «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел», Тео Компернолле

Автор — врач-нейропсихиатр, он собрал результаты более 600 научных исследований и изложил эту информацию понятным языком. Зная сильные и слабые стороны мозга, легче предотвращать перегрузки и использовать свой потенциал на полную мощность.

• «Джедайские техники», Максим Дорофеев

Как сказал Мастер Йода, «На оружие полагаемся, но оружием нельзя выиграть сражение. Разум твой сильнее всего» ☝🏻 Главная идея книги: если вы поймёте, как работает мозг, сталкиваясь со сложной задачей, то сможете проанализировать, почему откладываете дела и прокрастинируете.

• «Сделай это завтра», Марк Форстер

Мне этот подход нравится хотя бы из-за названия. Главная идея книги: все новые дела по умолчанию следует записывать на завтра. Так вы сможете не прервать текущую работу и спокойно планировать завтрашний день. Форстер рекомендует постоянно спрашивать себя о цели и работать понемногу, но часто. Звучит круто!

• «Всегда вовремя», Майкл Бреус

Майкл Бреус — специалист по хронобиологии. В его книге вы найдёте тест на хронотип и научные объяснения, почему после обеда хочется спать, а ночью — смотреть сериалы. А ещё книга поможет изменить своё расписание, чтобы жить стало проще, веселее и продуктивнее.

• «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией», Франческо Чирилло

Выше мы писали о «Методе помидора» — это мощное оружие в борьбе с прокрастинацией и самый простой способ сконцентрироваться на сложных задачах. О «помидоре» успели написать кучу книг, но эта — единственная, написанная автором методики. Маст-рид для удалёнщиков!

Личные выводы

Всё это описанное отлично звучит: просто бери и делай! Но вот на практике приходится сталкиваться с реальностью. Делимся выводами, которые мы сделали после того, как стали грамотнее подходить к планированию своих дел.

• Тайм-менеджмент не заканчивается на работе

Нужно планировать все сферы жизни, иногда с треском менять привычные паттерны. Систематизировать придётся встречи с друзьями и даже прогулки в парке — иначе после идеально спланированного рабочего дня драгоценное время рискует быть потраченным исключительно на «побатониться на диване». Мы рекомендуем вести единый календарь, в котором будет весь ваш день: от первой чашки кофе до чтения перед сном.

• Цель важнее средств

Неважно, какие методы вы используете, если не знаете, куда идёте. Абстрактное «хочу всё успевать» не сработает, а вот «заканчивать рабочие задачи ровно в 19:00 и ходить на тренировки 3 раза в неделю» — вполне. После постановки цели начинайте поиск подходящей джедайской техники: это может быть конкретная методика или микс из нескольких. Главное, чтобы процесс приносил кайф именно вам!

• Планирование — работа в долгосрок

Волшебной таблетки тут нет. Сначала всегда сложно: будет казаться, что вы тратите слишком много времени, которого и так не хватает, на списки и трекеры. Не забрасывайте на старте. Скоро планирование войдёт в систему и даст классные результаты!

Бонус-трек — сервисы для грамотного тайм-менеджмента

А ещё в нашем канале о дизайне Грядка мы собрали для вас полезные инструменты, которые помогут повысить продуктивность, планировать своё время и ничего не забывать. Найдёте их в последнем посте 😉